Organisation untersuchen. Ursachen verstehen.
Eine Organisationsuntersuchung schafft eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Weiterentwicklung Ihrer Verwaltung. Wir betrachten Aufbauorganisation und Ablauforganisation gemeinsam: Wer ist wofür zuständig? Wie laufen Aufgaben tatsächlich durch die Organisation? Wo entstehen Rückstände, Doppelarbeiten oder unnötige Abstimmungen?
Dabei geht es auch um Personalbedarf. Eine Stellenzahl erklärt einen Engpass aber erst dann, wenn Aufgaben, Prozesse und tatsächlicher Zeitbedarf nachvollziehbar erfasst wurden.
Was wir untersuchen
- Aufgabenbestand und Aufgabenkritik: Welche Aufgaben sind erforderlich, und wie werden sie erfüllt?
- Aufbauorganisation: Verantwortlichkeiten, Führungsspannen, Berichtslinien und Aufgabenverteilung.
- Ablauforganisation: Prozessschritte, Übergaben, Freigaben, Medienbrüche und Wartezeiten.
- Personal und Kapazitäten: Fallzahlen, Bearbeitungszeiten, verfügbare Ressourcen und Rückstände.
- Schnittstellen: Zusammenarbeit zwischen Ämtern, Fachdiensten, Dezernaten und externen Beteiligten.
So arbeiten wir
Zu Beginn grenzen wir Auftrag, Untersuchungseinheiten und Entscheidungsfragen mit Ihnen ab. Eine Steuerungsgruppe bündelt Abstimmungen. Führungskräfte, Beschäftigte und Personalvertretung werden passend zum Untersuchungsauftrag einbezogen.
- Vorbereitung: vorhandene Organigramme, Stellenbeschreibungen, Fallzahlen und bisherige Untersuchungen sichten.
- Ist-Analyse: leitfadengestützte Interviews, Prozessaufnahme, Workshops und bei Bedarf Beobachtung im Arbeitsalltag.
- Konzeptentwicklung: Ursachen einordnen, Zielbild und Varianten entwickeln, Aufwand und Nutzen gegenüberstellen.
- Gutachten und Präsentation: Ergebnisse, Herleitung und priorisierten Maßnahmenplan verständlich dokumentieren.
- Umsetzungsbegleitung: vereinbarte Maßnahmen mit Führung, Steuerungsgruppe und Beschäftigten in die Praxis bringen.
Datenbasierte Methodik mit menschlicher Verantwortung
Wir erheben die tatsächlichen Arbeitsvorgänge Ihrer Verwaltung. Fallzahlen und Zeitansätze werden mit ihrer Datengrundlage und den zugrunde liegenden Annahmen dokumentiert. Unterschiedliche Aufgaben, Digitalisierungsgrade und Prozessbedingungen werden berücksichtigt.
Für Städte und Gemeinden stehen mindestens zehn vergleichbare Kommunen je Größenklasse als Referenz zur Verfügung. Vergleichszahlen dienen der Einordnung; sie ersetzen nicht die Untersuchung Ihrer konkreten Organisation. Bei Landkreisen wird der fachlich geeignete Vergleichsrahmen im Projekt festgelegt.
Die KI wertet aus. Bewertet wird von Menschen – arbeitsrechtlich geprüft. KI unterstützt Plausibilitätsprüfung, Fehleranalyse und die Auswertung von Arbeitsvorgängen. Auffälligkeiten werden fachlich hinterfragt und nachvollziehbar eingeordnet. Keine automatisierte Eingruppierung und keine maschinellen Personalentscheidungen.
Ihr Ergebnis: Organisationsgutachten mit Maßnahmenplan
Das Gutachten beschreibt den Ist-Zustand, die tatsächlichen Ursachen und ein umsetzbares Zielbild. Empfehlungen werden priorisiert und mit Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten sowie einem realistischen Zeitplan versehen.
- Nachvollziehbare Herleitung der organisatorischen und personellen Empfehlungen.
- Varianten und Entscheidungspunkte für Verwaltungsleitung und Gremien.
- Konkrete Maßnahmen zu Zuständigkeiten, Prozessen, Führung und Personal.
- Vorschläge zur Beteiligung und Kommunikation.
- Vereinbarte Kriterien, an denen die Umsetzung überprüft werden kann.
Vom Bericht in den Verwaltungsalltag
Auf Wunsch begleiten wir Workshops, Steuerungsgruppen und Führungskräfte bei der Umsetzung. Umfang, Termine und Verantwortlichkeiten werden im Auftrag festgelegt. Eine ergänzende Fortschreibung kann Veränderungen in Aufgaben und Organisation sowie neue Szenarien abbilden.
Typische Untersuchungseinheiten sind Bürgerämter, Bauhöfe, Fachbereiche und Eigenbetriebe sowie Fachdienste und Dezernate einer Kreisverwaltung.
Häufige Fragen
Muss die ganze Verwaltung untersucht werden?
Nein. Der Auftrag kann eine einzelne Organisationseinheit, einen Prozess oder die Gesamtverwaltung umfassen. Entscheidend ist, dass die relevanten Schnittstellen mit betrachtet werden.
Wie lange dauert eine Organisationsuntersuchung?
Das hängt von Umfang, Datenlage, verfügbaren Ansprechpartnern und Beteiligung ab. Wir legen nach der Auftragsklärung einen realistischen Ablauf mit Meilensteinen fest.
Was passiert mit einer früheren Untersuchung?
Vorhandene Gutachten und Maßnahmenpläne werden als Ausgangspunkt einbezogen. Wir prüfen, was umgesetzt wurde, welche Annahmen noch gelten und wo Ursachen bisher offen geblieben sind.
Brauchen wir zusätzliche Software?
Sie müssen für unsere Auswertung keine eigene Anwendung einführen. Sie erhalten die dokumentierten Ergebnisse. Datenzugang, Datenschutz und Beteiligung werden vor Projektbeginn geklärt.